Retour à la liste des offres

NOS OFFRES D'EMPLOI

20 sep 2017
Assistant(e) en gestion administrative
Adresse postale
ANRS - 101, rue de Tolbiac – 75013 PARIS
Assistant(e) en gestion administrative / CDD

EMPLOI-TYPE


Assistant(e) en gestion administrative - BAP J

STRUCTURE

L’Agence Nationale de la Recherche sur le Sida et les hépatites virales (ANRS), agence autonome de l’Inserm a pour mission la coordination, l’animation et le financement de la recherche sur le VIH et les hépatites virales B et C. Le champ de compétences et d’intervention de l’ANRS s’étend à tous les domaines des recherches sur ces infections virales, en France et dans les pays en développement.

MISSION

Assister la Responsable de service Recherches fondamentales sur le VIH/sida et son équipe sur le plan administratif et logistique et assurer le Secrétariat du service.


ACTIVITES PRINCIPALES

Gérer la réception, et assurer le suivi des dossiers soumis aux appels d’offres à projets bi-annuels de l’ANRS :
- Vérification de la conformité des projets de recherche et allocations de recherche déposés dans la plateforme d'appel à projets Apogée, vérification et rectification des budgets saisis, signatures, diplômes.
- Publipostage, élaboration de tableaux, graphiques, dossiers d'évaluation.
- Saisie, gestion et mise à jour de bases de données.
- Suivi administratif des projets financés, suivi des modifications budgétaires et recueil de rapports d'activité.

Organiser les réunions d'évaluation de projets, et d'animation scientifique :
- Soutien administratif et logistique aux chercheurs (province et étranger) membres des CSS.
- Organisation des déplacements et missions : réservations d’hôtels et voyages.
- Préparation d’ordres de missions, bons de commandes, états de frais, fiche d'honoraires.
- Diffusion des réunions d'animation, mise en forme des programmes, suivi des inscriptions.
- Préparation de salles de réunion, listes de participants, et accueil des invités.

Assurer le Secrétariat du service :
- Assurer la correspondance postale et électronique entre le Service et les chercheurs.
- Accueil et renseignements téléphoniques, organisation et gestion du courrier électronique.
- Mise en forme de documents, et supports de réunion, compte rendus et rapports.
- Classement, archivage des dossiers, mise à jour régulière des coordonnées des chercheurs.

Gérer le budget du service et les missions du personnel, effectuer les commandes de matériel, et les réceptionner en utilisant le logiciel propre à l'INSERM (Safir, formation INSERM prévue,).

Participer à des activités administratives transversales pour l’ANRS, distribution du courrier, archivage, accueil.


CONNAISSANCES

- Connaissance en gestion et fonctionnement de la fonction publique, appréciées.
- Connaissance du milieu de la recherche et expérience de secrétariat scientifique fortement appréciées.


SAVOIR-FAIRE

- Maitriser la pratique des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power-point, Thunderbird), publipostage
- Maitriser l’orthographe et la grammaire française, aisance rédactionnelle en Français
- Compréhension de l'anglais (écrit et parlé)
- Savoir organiser son travail en tenant compte des échéances, contraintes et imprévus

APTITUDES

- Capacité d’organisation, rigueur et méthode, adaptabilité et respect de la confidentialité des dossiers
- Esprit d'équipe, goût des contacts humains
- Sens de l’initiative et des responsabilités

EXPERIENCE SOUHAITEE

- Expérience appréciée en tant qu'Assistant(e) Administratif(ive) / Secrétariat / Assistant(e) Manager

DIPLOME SOUHAITE

- Bac + 2 en secrétariat, gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager

STRUCTURE D'ACCUEIL

Code unité : ANRS Intitulé Agence Nationale de Recherches sur le Sida et les Hépatites Virales
Responsable : François DABIS Composition
Adresse : Inserm - Délégation Régionale Administration du Siège - 101, rue de Tolbiac – 75013 PARIS

CONTRAT

Type : CDD
Durée : 1 an renouvelable
Rémunération selon les grilles de la fonction publique : 1 916€ brut mensuel soit 1 540€ net mensuel + reprise ancienneté
Date souhaitée de prise de fonctions : dès que possible

Pour postuler, merci d’envoyer CV et lettre de motivation sous la référence 17- 058 :

 

Retour à la liste des offres